Zieht die ganze Firma um, bedeutet das in der Regel mehr Aufwand als bei einem privaten Umzug. Je schneller und einfacher der Umzug von der Hand geht, desto zeitnaher können die Mitarbeiter wieder wie gewohnt an ihrem Platz arbeiten. Deshalb steht die perfekte Planung beim Firmenumzug von Anfang an im Fokus. Hier dürfen Verantwortliche keine Zeit vergeuden!
Gutes Timing ist alles
Findet der Umzug Stuttgart mit der ganzen Firma an einem Wochenende statt, gibt es kaum Arbeitsausfälle. Wichtig ist, dass in der Woche des Umzuges und am besten an den ersten ein bis zwei Tagen nach dem Umzug keine zeitkritischen Projekte anstehen. Ansonsten besteht das Risiko, dass Termine nicht eingehalten werden können, weil nach dem Umzug die Technik nicht auf Anhieb funktioniert oder andere unvorhergesehene Probleme auftauchen. Wichtig in Sachen Budget: Umzüge mit einer professionellen Umzugsfirma sind an Wochenenden manchmal teurer, weil die Termine gerade bei gewerblichen Kunden des Umzugsunternehmens gefragt sind. Hier müssen Verantwortliche genau abschätzen, ob sich der finanzielle Mehraufwand lohnt. Ist bereits abzusehen, dass es länger als ein bis zwei Tage dauern wird, bis das neue Büro nutzbar ist, sollten Chefs für Ersatz sorgen. Müssen die alten Räumlichkeiten zeitnah übergeben werden, bietet sich das tageweise Anmieten einzelner Räume an. Schließlich kann nicht jeder Mitarbeiter per se von zu Hause aus arbeiten oder einfach Urlaub nehmen.
Team einbeziehen und transparent kommunizieren
Nicht jeder Mitarbeiter wird sich von Anfang an auf den Umzug bzw. auf die neuen Räumlichkeiten freuen. Deshalb sollte Führungspersonal dafür sorgen, dass alle mit einbezogen und motiviert werden. Bilder von den neuen Räumlichkeiten kommen in der Regel gut an. Wird ein neues Gebäude gebaut, dürfen die Mitarbeiter gerne mittels Fotos und aktuellen Lageberichten über den Stand der Dinge informiert werden. Dieses Vorgehen sorgt dafür, dass der Teamgeist gestärkt wird und Menschen einen Bezug zu den neuen Räumlichkeiten aufbauen. Umso schneller klappt die Eingewöhnung!
Adresse mitteilen und ändern lassen
Gerade bei einem Firmenumzug ist es sehr wichtig, dass die neue Adresse an alle wichtigen Stellen übermittelt wird. Gibt es Anzeigen im Branchenbuch, einen eigenen Account bei Social Media oder eine Website bzw. einen Blog oder Onlineshop? Hier muss überall die Adresse geändert werden, damit potenzielle Kunden sowie Partner die korrekte Anfahrt planen können. Sofern sich der Ansprechpartner im Impressum ändert, muss auch diese Adresse aktualisiert werden. Außerdem wird dem Finanzamt, der IHK und natürlich allen bestehenden Versicherungen mitgeteilt, wo sich die neuen Räumlichkeiten befinden. Steuerberater und Telefonanbieter sowie Stromanbieter sollten ebenfalls zeitnah informiert werden. Wer das gerne möchte, kann bereits einige Wochen vor dem Umzug auf der Website Kunden darüber informieren, dass ein Umzug ansteht. Ein Nachsendeauftrag bei der Post sorgt dafür, dass mögliche Anfragen oder Aufträge nicht untergehen, nur weil der Empfänger nicht mehr aktuell ist.
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